Twitternde Mitarbeiter: Funktioniert Microblogging auch in Unternehmen?

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Vor wenigen Monaten war Twitter in der Öffentlichkeit noch ein unbekannter Dienst. In der Zwischenzeit haben viele Medien, vom Frühstücksfernsehen bis zu den Tagesthemen, vom Format- bis zum Wortradio, darüber berichtet und Twitter eine erfreuliche Popularität verschafft. Print-Medien erproben diesen neuen Informationskanal genauso wie Wissenschaftseinrichtungen und in Unternehmen wird überlegt, wie man diesen Kanal zur Unternehmenskommunikation nutzen kann.

Unter dem Schlagwort “Enterprise Microblogging” gibt es Überlegungen und erste Versuche, wie man im Unternehmen sinnvoll intern “twittern” kann. Zum Thema der “twitternden Mitarbeiter” habe ich ein Gespräch mit Dirk Röhrborn geführt. Dirk Röhrborn ist geschäftsführender Gesellschafter der Communardo Software GmbH und hat mit Communote einen neuen, innovativen Enterprise Micoblogging-Dienst entwickelt.


Microblogging wird oft als Synonym für den Twitter-Dienst verwendet, der hierzulande bisher vor allem von IT-Freaks genutzt wird. Wie erklärt man mit einfachen Worten Microblogging?

Dirk Röhrborn im Gespräch mit Joachim NiemeierDirk Röhrborn: Twitter / identi.ca ist so etwas wie “SMS im Internet”. Auf die Frage „What are you doing?“ kann mit maximal 140 Zeichen geantwortet werden. Das ist extrem einfach und extrem schnell. Twitter ist eigentlich ein soziales Netzwerk, welches auf Konversation basiert und damit viel stabiler ist. Twitter bzw. vergleichbare Dienste werden sich extrem verbreiten und in einigen Jahren zu einer weltweit genutzten Plattform werden, die mit SMS, E-Mail und Telefonie konkurrieren wird.

Sie entwickeln Lösungen im Bereich von “Enterprise Microblogging”. Was ist der Hauptnutzen von Microblogging im Unternehmen?

Dirk Röhrborn: Microblogging erleichtert es, den Überblick über die Aktivitäten in meinem Kontaktnetzwerk oder meiner Organisation zu behalten. Laura Fitton hat in ihrem Touchbase Blog einen Vergleich mit dem Häuptling eines Indianerstammes gezogen, der morgens von einem Hügel über das Indianerdorf schaut und den Rauch über den Tipis beobachtet. Würden die Indianer twittern oder Communote nutzen, dann könnten sie im Zelt bleiben und wüssten trotzdem, was im Kochtopf des Nachbarzeltes gerade gekocht wird 😉 und zwar viel schneller und viel früher als ihr Häuptling.

Was hat das mit Kommunikation im Unternehmen zu tun?

Dirk Röhrborn: Sehr viel. Auch in kleinen und großen Organisation spielt die Kommunikation eine wichtige Rolle, In der Zusammenarbeit kommt es darauf an zu wissen, was der andere gerade tut oder getan hat. Auf dem Informationsaustausch wird viel Zeit verwendet und trotzdem geht viel wertvolles verloren. Hier liegt ein großes Potential zur Produktivitätssteigerung von Wissensarbeitern. Vor allem in der Projekt- und Teamarbeit, aber auch im Vertrieb oder in Wartung und Support sind wir auf Informationen anderer angewiesen!

Warum geht das nicht mit Twitter?

Dirk Röhrborn: Der Erfolg von Twitter liegt in seiner Schnelligkeit und Offenheit. Dafür sind in Twitter selbst aber nur die Nachrichten weniger Tage im Nachhinein abrufbar. Unternehmen hingegen brauchen vor allem auch Vertraulichkeit, Zugriffsschutz, Themenfokussierung und die Möglichkeit zur Integration mit der Firmen-IT, z.B. via LDAP. Auch sollten es manchmal mehr als 140 Zeichen an Inhalten sein können. Der wesentliche Unterschied ist aber m.E. dass es in Firmen eben nicht nur auf den Austausch von Nachrichten, also “micromessaging” ankommt, sondern auch auf das dauerhafte Speichern und Weitergeben von Informationen, also “microsharing”. Twitter und identi.ca sind für die öffentliche Außenkommunikation bald unersetzbar, jedoch für den unternehmensinternen Einsatz eher ungeeignet. Reine Twitter-Clones, wie z.B. Yammer helfen hier nur begrenzt weiter.

Sie haben Communote bereits mehrfach der Öffentlichkeit vorgestellt, z.B. auf BarCamps. Welche Fragen werden da gestellt?

Dirk Röhrborn: Folgende Fragen stehen im Mittelpunkt:

  • Wie wird Communote bei Ihnen eingesetzt?
  • Ist das nicht einfach noch ein Tool, welches keiner braucht?
  • Warum mehr als 140 Zeichen?
  • Wie verändert sich die Kommunikation in Projekten
  • Gibt es Regeln für das Microblogging?
  • Müssen die Mitarbeiter dann nicht einfach noch ein weiteres Tool nutzen?
  • Würden Unternehmen solche Daten einem Online-Service anvertrauen?

Wie wird denn Communote bei Ihnen im Unternehmen selbst eingesetzt

Dirk Röhrborn: Wir nutzen Communote seit der ersten verfügbaren Version Anfang Oktober 2008 konsequent bei uns intern. Interessanterweise haben wir Communote nicht „ausgerollt“. Vielmehr sprach es sich einfach in der Firma herum und jeden Tag wollten mehr Kollegen dabei sein, quasi eine Softwareeinführung durch „virales Marketing“. Die größte Verwendung hat Communote in unseren Kunden- und Entwicklungsprojekten. Hier verdrängt der Microblog zunehmend E-Mail, Instant Messaging, Wikis und Projektportale. Aber auch in den Querschnittsbereichen HR, Finanzen und im Führungsteam wird Communote immer häufiger genutzt.

Wie wird das Tool von den Mitarbeitern angenommen?

Dirk Röhrborn: Interessanterweise sind es nicht immer nur die Techies, die ein solches Tool nutzen. Gerade auch Mitarbeiter, denen das Ausformulieren längerer Textbeiträge (z.B. für Wikis und Blogs) schwerfällt, nutzen Communote sehr gern, da offenbar die Hemmschwelle aufgrund der Kürze der Notizen und der einfacheren Schreibform viel niedriger ist. Diese Leute bekommen dadurch eine viel größere Sichtbarkeit im Unternehmen!

Ist das nicht einfach noch ein Tool, welches keiner braucht?

Dirk Röhrborn: Es ist in der Tat so, dass es bereits mehrere Tools gibt, die parallel eingesetzt werden. Gegenwärtig ist der Microblog dabei, die Nutzung anderer Tools zurückzudrängen.

Microblogs verdrängen E-Mail, Wikis und Blogs, interessant!

Dirk Röhrborn: Verdrängen ist sicherlich zu hart formuliert, aber das Nutzungsverhalten verändert sich. E-Mail wird richtigerweise wieder mehr für die direkte, persönliche Kommunikation ohne großen Verteiler genutzt – analog zum handschriftlichen Brief. Wikis haben ihrer Stärken bei gut strukturierten Hypertextdokumenten mit durchdachtem Inhalt, also z.B. Konzepte, Dokumentationen oder aufbereitete Wissensbestände. Blogs enthalten z.B. gut durchdachte und wohlformulierte Argumentationen oder Erfahrungsberichte. Ein großer Anteil der während der Arbeit ausgetauschten Informationen sind aber nur ganz kurze „Mikroinformationen“, z.B. Fragen, Antworten, Ideen, Probleme, Statusmeldungen, Kurzdokumentationen von Entscheidungen u.a.m. Diese wurden bisher meist als Papiernotiz, rudimentäre E-Mails mit großem Verteiler oder per Instant Message übertragen und gehen dadurch meist verloren. Communote ist dafür viel besser geeignet. Nachrichten dieser Art sind dort leicht zu übermitteln, für den richtigen Empfängerkreis erreichbar und es ist eben ganz einfach auf dem laufenden Stand zu bleiben oder auch den Verlauf eines Vorhabens im Nachhinein zu recherchieren.

Ist das nicht eine neue Zeitverschwendung, in der die Mitarbeiter dann über das Wetter, den Schnupfen der Tochter oder die 3. Tasse Kaffee am morgen schreiben, wie teilweise bei Twitter zu beobachten ist?

Dirk Röhrborn: Im Twitter ist das durchaus zu beobachten und gefällt mir selbst auch nicht wirklich. Für die Pflege von Kontakten kann dieser „Smalltalk“ aber durchaus wichtig sein. Interessanterweise beobachten wir so etwas im Firmeneinsatz von Communote überhaupt gar nicht. Hier geht es vor allem um die Arbeit an sich. Gespräche über Familie und das Wetter werden dann eben doch in der Kaffeeecke ganz persönlich geführt und die Verabredung zum Mittagessen erfolgt per Telefon oder Instant Message. Die verschiedenen Medien werden also wieder mehr dafür genutzt, wofür sie entwickelt worden sind. Methodisch werden wir aber bald eine Verschmelzung erleben, z.B. durch Integration von Microblogs in Blogs, Wikis und Intranetportale.

Wozu mehr als 140 Zeichen?

Dirk Röhrborn: Die 140 Zeichen Beschränkung bei Twitter zwingt uns dazu, uns präzise und effizient auszudrücken. Das kann sehr hilfreich sein. Bei der arbeitsbezogenen Zusammenarbeit müssen jedoch oft auch ein paar Mehr Informationen ausgetauscht werden, die 140 Zeichen Beschränkung würde hier nur zu mühsamen Kettennachrichten führen, die die Nutzung des Microblogs behindern. Wir beobachten jedoch, dass in Communote die kurzen Nachrichten überwiegen.

Wie verändert sich die Kommunikation in Projekten, die Communote nutzen?

Dirk RöhrbornDirk Röhrborn: Zunächst einmal ist zu beobachten, dass die Teammitglieder deutlich besser über den laufenden Arbeitsstand informiert sind, insbesondere auch über den Stand in anderen Teilprojekten oder Arbeitspaketen. Dies wird einfach dadurch erreicht, dass alle Beteiligten ihren aktuellen Arbeitsstand, Probleme oder Vorschläge im Projektblog aufschreiben, statt diese Informationen per Mail an den Projektleiter oder gar den Teamverteiler zu senden. Der Zeitaufwand in Projektstatusmeetings für diesen Informationsaustausch nimmt ab. Gleichzeitig sind betroffene Kollegen bereits früher informiert und können bei Problemen viel früher reagieren als bisher. Der Projektleiter wird dadurch entlastet, dass Abstimmungen häufiger unaufgefordert direkt zwischen Teammitgliedern stattfinden. Für Projekte, deren Nachrichtenstrom in der Firma öffentlich sichtbar ist können wir einen weiteren Effekt beobachten. Dadurch dass Kollegen aus anderen Projekten oder auch Führungskräfte gelegentlich auch die Nachrichten aus anderen Teams überfliegen kommt es immer wieder zu positiven Seiteneffekten, z.B. dass durch Tipps und Hinweise Hilfe von unerwarteter Seite kommt und Probleme schneller gelöst werden können. Die klassische „Top-Down-Kommunikation“ wird zunehmend durch eine „Netzwerk-Kommunikation“ ersetzt, in die Management und Mitarbeiter gleichermaßen eingebunden sind.

Gibt es Regeln für das Microblogging?

Dirk Röhrborn: Wir haben formal keine Regelungen dafür getroffen. In der ersten Phase des Ausprobierens wäre dies sicher kontraproduktiv geworden. Mittlerweile beobachten wir, dass sich Teams eigene Regeln geben oder dass Team- bzw. Projektleiter bestimmte Kommunikationsregeln definieren. Z.B. wird dann für ein Projekt festgelegt, welche Informationen im Communote und welche in Dokumenten oder im Wiki hinterlegt werden; oder auch in welchen Zeitabständen Statusberichte erbeten sind. Besonders wichtig ist, gemeinsame Begriffe als Tags zu verwenden. Auch dafür treffen Teams inzwischen Vereinbarungen.

Wird erwartet, dass Mitarbeiter die Nachrichten im Microblog verfolgen?

Dirk Röhrborn: Ja und Nein. Dort wo Communote zu einem wesentlichen Kommunikationsmittel avanciert ist, z.B. als Projektmicroblog, wird von den Beteiligten natürlich erwartet, dass sie dort präsent sind und das Geschehen verfolgen. Viele Ganggespräche beginnen heute mit “Habe im Communote gelesen, dass…”. Zu Themen, in die man nicht direkt eingebunden ist, besteht diese Erwartungshaltung nicht. Trotzdem verschaffen sich viele Kollegen in losen oder regelmäßigen Abständen einen Überblick darüber, was in ihrem Umfeld geschieht. Mit einem Microblog geht dies sehr viel schneller, als bspw. viele einzelne E-Mails lesen zu müssen.

Müssen die Mitarbeiter dann nicht einfach noch ein weiteres Tool nutzen?

Dirk Röhrborn: Das ist in der Tat ein diskussionswürdiger Punkt. Zu E-Mail, Intranet und Projektraum ist ein weiteres Tool hinzugekommen. Trotz der Tatsache, dass die Microblog-Nutzung durch Entlastung in anderen Bereichen kompensiert wird, besteht hier konzeptionell ganz klar Weiterentwicklungsbedarf. Wir arbeiten daher gerade an einer Integration von Microblogging in vorhandene Plattformen. Bereits stark genutzt ist die Instant Messaging Anbindung (XMPP/Jabber). Als nächstes folgen Portlets für Portale und Widgets. Langfristig brauchen wir im Grunde eine neue Generation von Personal Information Manager (PIM) Tools, die unsere zentralen Kommunikationskanäle in eine einheitliche Arbeitsumgebung als Mashup verbinden.

Eine andere Frage: Schrecken nicht viele Unternehmen davor zurück, ihre Daten einem Online-Dienstleister anzuvertrauen?

Dirk Röhrborn: Dies ist eine der meist diskutierten Fragen, wenn es um Enterprise Microblogging geht. Wir bei Communote nehmen diese Frage sehr ernst und arbeiten derzeit an einer Reihe von Enterprise Features, um die Sicherheit von Communote auch für den unternehmenskritischen Einsatz zu verbessern. Die Frage nach der Sicherheit ist aber grundsätzlicher Natur. Wenn es wirklich um sicherheitsrelevante Dinge geht, dann sollte eine Bedrohungsanalyse erfolgen, wobei auch Aufwand und Nutzen abgewogen werden müssen. Dabei wird ein spezialisierter Dienstleister in vielen Fällen in der Lage sein, bei vertretbaren Preisen ein hohes Maß an Sicherheit zu gewährleisten. Trotzdem wünschen sich viele Firmen, Systeme dieser Art selbst zu betreiben. Deshalb werden wir in Kürze für diese Kunden Communote auch Lizenz zur Installation „hinter der eigenen Firewall“ anbieten. Daten, die im Rahmen des Online-Dienstes bereits erstellt worden sind, gehen dabei nicht verloren, sondern können übernommen werden.

Letzte Frage: Wie wird es mit Communote weitergehen?

Dirk Röhrborn: Wir arbeiten derzeit an einer Reihe von Verbesserungen und neuen Funktionalitäten, die wir vor allem dem Feedback unserer Beta-Tester zu verdanken haben. So wird es in Kürze neben den erwähnten Sicherheitsfeatures die Möglichkeit der Einbindung von Clients auf XMPP-Basis geben, z.B. für Digsby oder Pidgeon. Ein auf Java basierender Client wird die Nutzung auf Mobiltelefonen ermöglichen. Weiterhin werden derzeit Portlets für die Integration von Communote in Portal entwickelt, z.B. für Sharepoint, Liferay und Confluence. Geplant ist weiterhin die Veröffentlichung der JSON-API für die Portalintegration und die Unterstützung der Twitter-API. Für die zweite Jahreshälfte ist geplant, das kommerzielle Angebot für Communote zu starten.

Disclosure: Die centrestage GmbH hat geschäftliche Beziehungen mit der Communardo Software GmbH

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