Microblogging zur Projektkommunikation

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Auf der KnowTech2008 habe ich aus unserem Projekt Lernet 2.0 berichtet. Es ging mir dabei weniger darum, die Services, die wir für die Lernet-Community entwickeln und bereitstellen, vorzustellen. Es ging mir dort darum, die Möglichkeiten für den Einsatz von Web 2.0 Tools in der täglichen unternehmensinternen als auch –übergreifenden Projektarbeit aufzuzeigen. Wir verwenden im Projektteam Anwendungen fürs Projektmanagement, für die Releaseplanung, für das Anforderungsmanagement, für die Kommunikation, für die Zusammenarbeit und dabei nutzen wir Web 2.0 Services.

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Wenn man ein Web 2.0 Projekt gemeinsam aufsetzt und Web 2.0 Anwendungen erarbeitet und entwickelt, bietet sich an, auch für die Teamprozesse im Projekt Web 2.0 Tools einzusetzen. Das Projektteam erlebt dabei selbst, welche Möglichkeiten Web 2.0 bietet und es fördert das Bewusstsein für den Umgang mit Web 2.0 für die zu erstellenden Produkte und das Projektergebnis.

Die zentrale Botschaft aus dem Vortrag

Microblogging ist für unser Projektteam ein adäquates Instrument,

  • unsere Projektkommunikation zu unterstützen und
  • unsere Projektinhalte, die in verschiedenen Kanälen erstellt werden, zusammen zu führen.

Zum Prozess:

Wir nutzen einen Microblog zur Projektkommunikation. Dort berichten wir zum Stand des Projektes, wenn wir eine Aufgabe erledigt haben, wenn wir ein Problem haben, wenn wir eine Frage haben. Kurz: wir berichten über alles, was wir in diesem Projekt tun im E-Mail-Stil und jeder in seiner Sprache und Art. Diese Microinhalte werden getaggt. Darüber entsteht zunächst eine Inhaltestruktur bottom-up, in der sich sukzessive neue und wichtige Themen aus dem Projektkontext und –verlauf herausbilden.

Der Projektleiter hat dann die Aufgabe eines Tagmanagers, der Inhalte aus Themenbereichen, die auch in anderen Projekten eine Rolle spielen, über eine Projekttaxonomie dem Unternehmen wieder zuzuführen. Dies führt dann zu neuen Inhalten für das Management, die Arbeit oder die Methoden generell in Projekten.

Weitere Aspekte und einige Erfahrungen, die für ein Projektmanagement 2.0 sprechen, findet man im Beitrag von Frank Wolf.

Dann gab es auch einige Fragen, die die Teilnehmer der KnowTech gestellt hatten

Ich werde versuchen, die Fragen aus meiner eigenen Erfahrung zu beantworten. Ich kann mir aber vorstellen, dass es dazu noch viele andere Antworten gibt.

Geht Microblogging auch bei großen Projekten mit 100 und mehr Teilnehmern?
Zunächst würde ich ein Projekt mit 100 Personen erst mal in kleinere, überschaubare, arbeitsfähige Gruppen einteilen, die wiederum ihre eigenen Blogs haben. Die Bloginhalte werden über Kategorien gruppenübergreifend zusammengefasst. Jeder kann, wie man das auch von Twitter kennt, seine interessanten Microblogs verfolgen oder Inhalte, für die man sich interessiert, per RSS abonnieren.

Reach vs. Awareness: Für Reach kann man segmentieren, für Awareness kann man größeren Gruppen folgen. Teilnehmer können ja auch nur bestimmten Tags über RSS folgen.

Wie hoch ist der Schulungsaufwand für Microblogging?
Aus unserer Erfahrung kann jeder, der ein E-Mail System bedienen kann, einen Microblog bedienen. Hier gibt es zunächst keinen Schulungsaufwand. Interessanterweise werden diese Nutzer aber mit zunehmender Nutzung anspruchsvoller und wollen mehr machen. Ab diesem Zeitpunkt haben wir sie dann mit dem Blog-CMS und weiteren Services vertraut gemacht.

Wie findet man die Inhalte, außer mit der Suchmaschine, in einem Microblog wieder, wenn sie im Blogstil nach unten verschwinden?
Die Aktualität der Kommunikation steht im Microblog im Vordergrund. Daher steht immer der aktuellste Beitrag ganz oben. Das ist im Sinne des Projektes: ein akutes Problem taucht auf und gefährdet den Projekttermin und muss gelöst werden, eine Übergabe soll stattfinden, wozu der aktuelle Stand erforderlich ist. Ein erfahrener Projektleiter kann schon in der „laufenden“ Kommunikation oder aus den Kommentaren erkennen, ob mögliche Probleme entstehen könnten oder ob er steuernd eingreifen muss.

Dennoch: wichtige Inhalte verfallen nicht und altern langsamer. Für diese Inhalte, die in einem Blog auch nach „unten“ verschwinden, greifen weitere Mechanismen:

  • Blog-üblich: Inhalte können über den Kalender und Autoren gefunden werden
  • über die Tags zu den Inhalten
  • die Anzahl der Microinhalte zu einem Tag liefert eine Aussage zur Relevanz dieser Inhalte
  • Inhalte, die in mehreren Anwendungen und Prozess-übergreifend dieselben Tags haben, müssen anders bewertet werden als Einzelinhalte.
  • Kategorisierung der Inhalte: während die Tags Bottom-Up festgelegt werden, werden die Kategorien Top-Down festgelegt und entsprechen der offiziellen Projekttaxonomie.
  • Der Projektleiter in seiner Aufgabe als Tagmanager kann Tags verändern, löschen, anpassen. Er bewertet die Inhalte nach ihrer Projekt-übergreifenden Relevanz im Sinne der im Unternehmen festgelegten Taxonomie.
  • Inhalteanalyse und Auswertungen über Inhaltenutzung sowie Auswertungen der Suchbegriffe. Siehe auch Frage weiter unten.

Wie vereinbart man Microblogging mit den Terminen in einem Projekt, also dem Projektplan?
Es soll nicht der Eindruck entstehen, dass Microblogging den Projektplan ersetzen soll. Im Gegenteil: der Projektplan liefert die harten Fakten -Controlling- mit Deadlines, Todos, Ampeln für den Status der geleisteten Arbeit. Der Microblog liefert eher die weichen Fakten -Emotionen-, die zeigen, warum eine Ampel auf gelb steht oder warum bestimmte Termine nicht eingehalten werden konnten.

Wie kann man den Erfolg messen?
Es gibt unterschiedliche Ziel-/Mess-Systeme, die auch parallel eingesetzt werden können.

  1. Über ein Tracking von Nutzerzahlen, der Nutzerentwicklung und der „Conversionsraten“, d.h. Downloads, Uploads und Nutzung von Inhalten.
  2. Die Mitarbeiter erhalten für das Einstellen von Inhalten Punkte. Siehe dazu auch den Beitrag in Human Network Competence zum System von Sun Microsystems der “Community und Participation Equity”, einer Art Währung für das Einstellen von Inhalten und Nutzen der Plattform.
  3. Bewertung von Inhalten durch die Nutzer selbst.
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  • Martina Goehring

    Projektwissensmanagement (PWM) verbessert die Effizienz und Effektivität von Projekten nachweislich.

    Dies ermittelte die aktuelle Studie der Managementberatung Horváth & Partners und des Strascheg Institute for Innovation and Entrepreneurship (SIIE) in Kooperation mit der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.

    Interessant war auch die Aussage von Professor Dr. Andreas Wald vom SIIE:
    “Der Anteil der Projektarbeit an der Gesamtwertschöpfung wird sich bis 2020 in etwa versiebenfachen. Doch bisher erreichen nur 13% aller Projekte ihre strategischen und operativen Ziele.”

    Verantwortliche Faktoren für den Erfolg sind unter anderem:
    Die systematische Förderung des Wissensaustausches auf informeller Ebene sowie eine selbsterklärende Ablagestruktur, die Unternehmenskultur, das systematische Generieren von Wissen in Projekten und die strukturierte Weitergabe in neue Projekte und in die Linie.

    Quelle

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  • Aus unserer Sicht ist Microblogging gerade deshalb für die Projektkommunikation geeignet, weil durch die knappen (Mikro)-Formate sowohl zeitlich sehr eingespannte Teammitglieder als auch dem Schreiben eher abgeneigete Kollegen bereit sind, Inhalte in Form kurzer Notizen und Botschaften beizutragen. Das Notieren von wichtigen Dingen ist altbewährt, im Notizbuch, der “Kladde” oder auch in E-Mails, Instant Messages oder per SMS. In einem Microblog entsteht durch die Tagvergabe dann eine gut recherchierbare, nachverfolgbare Projektdokumentation, die gerade auch die Gedanken, Probleme und Entscheidungen zwischen größeren (und daher formaler dokumentierten) Meilensteinen abdeckt. Durch das Verfolgen eines Projektmicroblogs per RSS oder gelegentlichem Hineinschauen erleichtert es Projektleitern wie Teammitgliedern, den Überblick zu behalten.